Protokoły notarialne, jak podaje art. 104 ustawy z dn. 14.02.1991 r. Prawo o notariacie, są spisywane przez notariusza w
celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń (prawnych, faktycznych), a szczególnie odwołujących się do stawiennictwa stron lub składanych oświadczeń przez strony, jak również, na żądanie klienta, niestawiennictwa strony drugiej.

Protokoły notarialne są także spisywane w innych sytuacjach podanych w ustawie, jak np. przyjmowanie paperów wartościowych lub pieniędzy, albo dokumentów na przechowanie. Protokół notarialny jest zawsze spisywany przez notariusza w formie aktu notarialnego. Zwykle spisuje się protokoły walnych zgromadzeń wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, a także spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych.

Obowiązek spisania protokołu może wynikać z:

  • ustawy,
  • statutu,
  • umowy,
  • regulaminu,
  • innego aktu o charakterze wewnętrznym danej osoby prawnej.

Protokoły stawiennictwa i niestawiennictwa stron czynności

Protokół stawiennictwa i niestawiennictwa stron czynności jest spisywany w celu udokumentowania stawienia lub niestawienia się którejś ze stron czynności. Jest spisywany na żądanie jednej ze stron w sytuacji uchylenia się drugiej od dokonania czynności, do której była zobowiązana. Notariusz może spisać protokół np. w przypadku, gdy upłynął termin zawarcia jakiejś przyrzeczonej umowy, a druga stron wciąż uchyla się od jej zawarcia. Praktykuje się wówczas przedkładanie przez strony, które się stawiły protokołu dokumentu, który potwierdza wezwanie strony niestawiającej się do dokonania czynności we wskazanym miejscu i czasie.

Protokół stawiennictwa stron czynności może być również spisany w obecności obu stron w sytuacji, gdy nie można dojść do porozumienia co do treści planowanej czynności. W protokole każda ze stron ma prawo do podania przyczyn, które, według niej, uniemożliwiają dojście do ugody. Stwierdza się stawiennictwo wszystkich stron, chęć finalizacji czynności, a także fakt niedojścia do porozumienia.

Protokół stawiennictwa też jest często spisywany w charakterze protokołu uzgodnień, np. na etapie, który poprzedza zawarcie umowy przedwstępnej. W protokole ustalane są postanowienia istotne dla stron i kwestie, które będą musiały znaleźć się w umowie, jaką planują zawrzeć w przyszłości.

Protokół walnych zgromadzeń akcjonariuszy spółek

Według art. 421 § 1 Kodeksu spółek handlowych jest wprowadzony obowiązek wprowadzania uchwał z walnych zgromadzeń akcjonariuszy do protokołu notarialnego. Nie ma jednak żadnych regulacji odnośnie wymogów formalnych tych uchwał. 

Protokół ze zgromadzenia wspólników spółki powinien zawierać takie elementy, jak:

  • nagłówek,
  • data i miejsce zgromadzenia,
  • wykaz imienny uczestników (jeśli zebranie było bardzo liczne można dołączyć listę obecności),
  • wypunktowane przedstawienie porządku obrad,
  • informacja o rozpoczęciu, przebiegu i zakończeniu obrad,
  • wnioski oraz ustalenia,
  • podpisy i załączniki.

W przypadku wystąpienia sytuacji, że akcjonariusze głosują korespondencyjnie lub w inny sposób wykorzystujący środki komunikacji elektronicznej, do protokołu należy dołączyć listę tych osób. Przepisy kodeksu spółek handlowych regulują problematykę formy i treści protokołu jedynie częściowo.

Protokoły zgromadzeń wspólnot mieszkaniowych

Protokół ze zgromadzenia wspólnoty mieszkaniowej jest sporządzany po zebraniu właścicieli lokali dużej wspólnoty mieszkaniowej. Jest przygotowywany na podstawie notatek z zebrania i dokumentuje jego przebieg. W treści podaje się miejsce i czas zebrania, porządek obrad, wyniki głosowania nad uchwałami oraz inne elementy, które mogą być istotne. Nie ma obowiązku sporządzani protokołu ze zgromadzenia wspólnoty mieszkaniowej – jest to praktyka stosowana w celach dowodowych, która umożliwia zapoznanie się z przebiegiem zebrania właścicielom nieobecnym na nim.

 

Protokoł notarialne - złożenie lub wydanie pieniędzy lub dokumentów do depozytu notarialnego

Notariusz ma prawo przyjąć do depozytu dokumenty, papiery wartościowe lub pieniądze w walucie polskiej albo obcej w celu wydania ich osobie wskazanej przy złożeniu, lub jej następcy prawnemu.

Z przyjęcia pieniędzy bądź dokumentów notariusz sporządza protokół. W protokole szczegółowo opisane jest kiedy i komu notariusz może wydać pieniądze lub dokumenty.

Więcej o depozycie notarialnym tutaj.

Protokoły otwarcia i ogłoszenia testamentu

Podczas otwierania i ogładzania testamentu notariusz sporządza protokół. Według art. 651 Kodeksu postępowania cywilnego w protokole opisuje się stan zewnętrzny testamentu, zapisuje datę spisania protokołu, datę złożenia oraz osobę, która złożyła testament. Na testamencie zamieszcza się również datę otwarcia oraz ogłoszenia go.

Testament i protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu są przechowywane w sądzie spadku lub u notariusza. Na żądanie sądu spadku notariusz ma obowiązek przesłać wspomniane dokumenty właściwemu sądowi, jeśli to on je przechowywał.

Protokoły notarialne Warszawa

Kancelaria Notarialna Magdalena Korobowicz oferuje spisywanie różnego rodzaju protokołów w Warszawie. Zapraszamy do kontaktu